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Miedo al cambio de Sistema de Gestión

El miedo al cambio de los sistemas de información empresariales o la implantación de un nuevo sistema de gestión ERP en una compañía es algo evidente, y si analizamos un poco, puede llegar a ser comprensible, y más cuando se trata desde el punto de vista del traumatismo ó el miedo al cambio por parte de los trabajadores de la empresa.

Lo que si que debe, o debería estar claro, es que si dirección o gerencia, toma una decisión de cambio es debido a dos escenarios, o la empresa no dispone de un sistema de gestión y realiza los procesos de gestión de forma primitiva, a través de hojas de cálculo o plantillas de papel, o como segundo escenario, es que la empresa dispone de un sistema de gestión obsoleto, que puede darse el caso, de que esté desactualizado, incompleto, este generando de errores, poco o nada de soporte con su proveedor, insatisfacción, etc … y decida realizar ese cambio a otro sistema de gestión. 

En ambos casos, puede existir ese miedo al cambio, en el primer escenario, por un salto vertiginoso de la forma de realizar los procesos del día a día, o principalmente, por miedo a la pérdida de puestos de trabajo, asociando la introducción de una nueva herramienta tecnológica con la reducción de la planta de personal, es decir, lo que suele decir el dicho de que las máquinas sustituyen a las personas.

En el segundo escenario, el miedo viene dado, por parte de los trabajadores a raíz de la invasión de su espacio de comodidad o confort, donde están acostumbrados a trabajar de una forma, que con la llegada del nuevo sistema, van a ver alterado ese espacio o zona de confort, por la obligación de invertir un tiempo en formación o capacitación, debido a los cambios que implica el nuevo sistema a la hora de realizar los procesos habituales realizados por el antiguo, y seguramente, también por la aparición de nuevos procesos o funcionalidades inexistentes anteriormente. De forma resumida, el aprendizaje de nuevas formas de interacción con el nuevo programa, que muy probablemente, lleven a errores y a invertir más tiempo de lo habitual. Por parte de la gerencia, el miedo habitual en este segundo escenario, es la mala experiencia con anteriores sistemas de gestión, donde se ha podido generar una desconfianza en los sistemas, en los proveedores, en los fabricantes, por lo que esa inseguridad provoca ese miedo. 

Aún así, el cambio se ha de realizar, principalmente, por que en los tiempos que corren, son necesarias estas herramientas que permiten a la empresa ser más competitiva, más ágil a nivel logístico o comercial, etc … y más predictiva en la estadística a futuro de cualquier indicador empresarial vital, evitando posibles declives en el transcurso del tiempo.  

La Dirección o Gerencia General, tiene un papel vital de transmitir seguridad y afianzamiento a sus respectivos departamentos y trabajadores, de que el cambio va a ser positivo en todos los ámbitos de la empresa, a pesar de que en un principio todo el equipo ha de realizar un esfuerzo para conseguir el mayor grado de conocimiento de las funcionalidades que proporciona el sistema de gestión en las áreas funcionales correspondientes a cada uno de los empleados, tomando un compromiso serio en la parte de la formación, proporcionando feedbacks ante cualquier anomalía encontrado en el uso del sistema. Ese compromiso, también ha de ir más allá, en cuanto a seguir las pautas de procedimientos marcados por el proveedor o fabricante para poder obtener los resultados esperados según el análisis de requerimientos previo a la implantación. De esta forma, todos los datos tratados en el sistema proporcionarán un entono real de datos listos para explotar a nivel de extracción de informes analíticos en tiempo real y verídicos, para uso y gestión de dirección o gerencia. 

Partiendo de la premisa, en la que el sistema de gestión cumple con los requisitos funcionales, posteriores al análisis funcional realizado por el proveedor de la implantación, y dando por hecho del compromiso entre todo el equipo de la plantilla de trabajadores y la parte de dirección o gerencia, el resultado no tiene por que ser un fracaso, sino todo lo contrario, un éxito, que con el tiempo se detectará la necesidad de realizar o implementar cambios o mejoras en el sistema, como es habitual, pero no por ello, significará un posible  fracaso en la implantación, sino en algo que es común, en el momento que se empieza a trabajar con el sistema (partiendo de que no existen errores) que todo es mejorable

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